社員研修のコツ

第13回(6)研修を行うための準備とは

こんにちは。山崎@リンククリエイトです。
今回は、実際に研修を行うための具体的な準備についてお話ししたいと思います。
今までとはちょっと異なり、細かい実務の内容が多くなります。(でも実はとっても大事な部分なのです・・・)研修の事務局担当の方、必見です!

研修準備は一覧にまとめてチェック!(付録アリ)

研修準備には意外と細かい、事務的な作業があります。内容によっては講師と打ち合わせし、役割分担できることもあります。
もしこれを読まれている方が研修の段取りに慣れていない場合は、今後のためにも、通しで準備をやってみるというのも良いと思います。

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さて、実際に研修を行うための準備としては、以下のようなことがあります。

  • 人材育成方針、目標、計画
  • 研修の企画、立案
  • 講師の選定→決定
  • 研修実施のための社内決裁、予算確保など社内の手続き
  • 会場手配、確保
  • 受講者決定、通知
  • 講師との打ち合わせ→内容の確定
    (場合によっては 受講者や他の社員へのアンケート・ヒアリングなど)
  • 必要資料セット(プログラム・配布資料・アンケート等)
  • 名札作成
  • 名簿・座席表作成(講師にも渡す)
  • 備品準備(PC・ホワイトボード・プロジェクタ等)
  • (場合によっては)昼食、飲み物などの注文
  • 懇親会企画、実施
  • 経費精算

ざっと書いてみましたが、1日で行う単発の研修を実施するのでも、これだけあります。
これらを通しで何が必要かなどまとめておくと良いですね。
今回はブログを読んでいただいているみなさんにお礼!として、エクセルにまとめたチェック表を付録として添付しておきます。
第13回付録 研修準備チェックシート

実は細かいことが大事!おろそかにせず1つずつ確認!

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細かいことなのですが、レーザーポインタの電池が切れていた、とか、ホワイトボードのマーカーのインクが切れていた、など事前の確認で防げる(が漏れやすい)ような些細な見落としというのは、研修の成否に小さいけれども確実にダメージを与えます。そういったこともチェック表を作ることで防ぐことができます。

そのほか、私がいちばん印象に残っている対応は、当日会場に行ったら担当者が寝坊して会場が開いていなかった!ことです。
それだけならまだ良かった?のですが、どうやらその担当者は朝早めに到着してから会場をセッティングするつもりだったようで、事前の準備がされていない状態でした。受講する社員が続々到着する中、机と椅子を動かし、会場のセッティングをバタバタと済ませたのでした。単なる会場設営ならそれでもいいのですが、「場」をつくるという意味においては、避けたい事例です。

実は、運営担当をする「人」によって、受講者の満足度も集合研修の成果も全然違ってきます。担当者がどこまで「場作りを意識して取り組むか」によって大きな差が生まれるのです。

  • 集中しやすいレイアウト、照明、壁の色か?
  • 受講者が疲れてきた時用に、ちょっとつまめるお菓子は用意してあるか?
  • 会場の温度や音量は適切か?
  • 受講者がリラックスできたり、あるいは緊張感を持てたりするような雰囲気づくりがされているか?

「場作り」にはキリがないくらい、できることがあるのです。
添付のエクセルファイルに研修ごとに必要な項目を継ぎ足したり、外したりすることで、御社にとってより精度の高いチェックリストができますので、ぜひ使ってみてください。
後輩社員との業務分担や引継ぎにも便利です。

研修が終わった後に、事務局としては必ず振り返りを行ってみて、「あそこの準備は足りなかったな」とか「あの備品があればもっと良かったな」というところを残しておくと、さらに今後に役立つと思います。
細かいけれども一つ一つが重要なことなので、事務局としては注意したいところです。

弊社が今まで行ってきた研修については、こちらの事例をぜひご覧ください。

研修が終わった後は、受講者だけでなく事務局も振り返りが必要なのです。

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